Untuk jelasknya jenis-jenis pertemuan dapat digambarkan sebagai berikut:

PERTEMUAN	1. Masalah yang bersifat ilmiah	1. Diskusi 2. Diskusi panel 3. Seminar 4. Simposium 5. Workwhop 6. Loka karya
	.2. Masalah yag bersifat praktis	1. Konferensi 2. Rapat 3. Musyawarah 4. Konggres 5. Mukamar 6. Dan lain-lain
	3. Bersifat mencari dukungan	1. Kampanye 2. Rapat Akbar 3. Rapat umum 4. Pengajian umum 5. Pembekalan
	4. Bersifat khusus	1. Konferensi 2. Rapat panitia 3. Wawancara
	5. Bersifat umum	1. Diskusi panel 2. Simposium 3. Debat 4. Kuliah

Keterangan:

1.     Konferensi, adalah pertemuan atau rapat yang biasa dilakukan antarnegara. Pada umumnya dilakukan oleh kepala pemerintah dan lembaga pemerintah.

2.     Kongres, adalah pertemuan/rapat yang biasa dilakuka oleh organisasi atau partai politik.

3.     Seminar, adalah pertemuan/rapat yang biasa diadakan untuk membicarakan suatu masalah/persoalan untuk  mencapai keseragaman pendapat.

4.     Simposium, adalah pertemuan/rapat yang biasanya mendiskusikan suatu masalah/persoalan.

5.     Diskusi, adalah pertemuan/rapat dalam bentuk pertukaran pendapat/pikiran mengenai suatu pokok persoalan/permasalahan untuk mendapat keterangan/pengetahuan yang lebih lengkap.

6.     Diskusi panel yaitu: suatu diskusi yang diselenggarakan oleh para pakar terpilih dan ahli dibidangnya sehingga dianggap dapat mewakili masyarakat untuk menyampaikan masalah penting dihadapan umum dan memberikan kesempatan kepada peserta untuk ambil bagian dalam pembicaraan tersebut.

7.     Rapat, adalah pertemuan antar anggota dalam suatu  lingkungan organisasi untuk memecahkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

8.     Workshp/Lokakarya, adaah pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu masalah dalam perwujudan suatu kehendak atau maksud.

9.     Muktamar, adalah pertemuan/rapat kongres atau musayawarah yang biasanya diadakan oleh organisasi-organisasi Islam sebagai forum tertinggi untuk mengatasi masalah-masalah organisasinya.

10.  Kampanye, rapat akbar, rapat umum termasuk pertemuan yang bertujuan untuk mencari dukungan.

11.  Konferensi pers yaitu: suatu bentuk pertemuan antara pimpinan/tokoh masyarkat dengan wartawan untuk memberikan informasi tentang keadan/kejadian organisasi atau dalam diri tokoh tersebut sebagai bahan berita.

12.  wawancara adalah pertemua antara seorang atau dua orang pewawancara (interviewer) dengan seorang yang diwawancari (interviewee) untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan.

13.  Munas/musawarah nasional  adalah suatu musyawarah/perundingan yang bersifat nasional, yang dihadiri oleh berbagi perwakilan dari seluruh indonesia untuk membbicarakan masalah demi kepentingan nasional. Misal munas HIPMI

14.  Sidang adalah  suatu bentuk pertemuan yang dihadiri para anggota untuk membahas sesuatu masalah.

15.  Pembekalan adalah bentuk pertemuan yang bertujuan memberikan pendidikan dan latihan kepada peserta agar meeka memiliki wawasan yang luas berkaitan dengan lingkup pekerjaannya. Pembekalan juga diberikan pad kader partai agar memahami visi dan misi parta .

B. PENGERTIAN RAPAT

Salah satu bentuk pertemuan bersama yang di dalamnya terjadi komunikasi kelompok, yang membicarakan, membahas dan menentukan program tertentu untuk mencapai kesepakatan bersama dapat dinamakan rapat. Menurut Drs. R.J . Suhartin Citrobroto mengatakan bahwa ‘komunikasi kelompok secara resmi sering disebut rapat “.Jadi menurut pendapat tersebut dapat  dikatakan bahwa setiap terjadi komunikasi kelompok secara resmi  maka terjadilah rapat .

Dalam instansi pemerintah maupun swasta, rapat  diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan  pikiran atau pendapat  dari para staff atau bawahannya  karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga merupakan suatu alat  musyawarah untuk mencapai mufakat  bersama dalam suatu kelompok  masyarakat tertentu.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud rapat adalah “ suatu  bentuk pertemuan / komunikasi kelompok yang diadakan oleh instansi pemerintah/swasta untuk membahas sesuatu hal  untuk menentukan keputusan dan kesepakatan secara musyawarah mufakat  dalam rangka mencapai tujuan bersama.

.

C.  Jenis-jenis Rapat

1.   Berdasarkan tujuan, rapat dibedakan menjadi :

      a.   Rapat penjelasan (teaching conference)

            Rapat penjelasan adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan pada peserta rapat mengenai kebijakan yang telah diambil oleh pimpinan organisasi. Misalnya, adanya prosedur kerja  baru, aturan baru dan lagi sebagainya. Sehingga dalam rapat ini peserta rapat tidak mempunyai hak untuk mangajukan pendapat atau usul dan saran, peserta rapat hanya berhak untuk bertanya sesuatu yang tidak jelas.

      b.   Rapat pemecamahan masalah (problem solving coference)

            Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peserta berhak mengemukakan pendapat, usul, dan saran sehingga dapat ditemukan pemecahan masalah yang tepat dan baik.

      c.   Rapat perundingan (negitiation conference)

            Rapat perundingan adalah rapat yang diadakan karena ada dua pihak yang berkepentingan, apabila tidak dirundingkan dapat mngakibatkan timbulnya prertikaian atau perselisihan. Rapat ini bertujuan untuk mengindari timbulnya perselisihan dan mencari jalan tengah sehingga tidak merugikan kedua belah pihak.

2.   Berdasarkan sifatnya, rapat dibedakan menjadi,

      a.   Rapat formal

            Adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting yang dilakukan dengan suatu perencanaan menurut ketentuan yang berlaku. Dalam rapat ini peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

      b.   Rapat informal

            Adalah rapat yang dilakukan tanpa terprogram dan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal. Rapat ini dapat dilaksanakan terjadi kapan saja, dimana saja, dan dengan siapa saja. Dalam suatu kantor  rapat tidak resmi  diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam rapat tidak resmi perusahaan perlu  membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

      c.   Rapat terbuka

            Adalah rapat yang pesertanya tidak terbatas, artinya semua anggota dapat hadir tanpa suatu undangan resmi. Materi yang dibahas dalam rapat ini bukanlah bersifat rahasia

      d.   Rapat tertutup

            Adalah rapat yang dihadiri orang-orang yang mendapat undangan saja. Masalah yang dibahas dalam rapat ini bersifat rahasia.

3.   Berdasarkan frekuensinya, rapat dibedakan menjadi :

      a.   Rapat rutin

            Adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya, sudah terprogram

      b.   Rapat insidental

            Adalah rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi. Rapat ini bisa berlangsung sewaktu-waktu jika ada masalah yang harus segera diselesaikan.

4.   Berdasarkan jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi :

a.     Rapat mingguan

b.    Rapat bulanan

c.     Rapat semesteran

d.    Rapat tahunan

5. Berdasarkan saluran hubungan dalam organisasi, rapat terdiri atas:

a. Rapat vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka memberi informasi tertang berbagai peraturan atau kebijakan pimpinan.

b. Rapat horizontal yaitu rapat yang diselenggarakan antar pejabat/pegawai yang kedudukannya setingkat, hal ini dilakukan dalam rangka mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antar unit kerja dalam organisasi.

Bagan ikhtisar jenis-jenis rapat

RAPAT	1. menurut tujuannya	1. Rapat penjelasan 2. Rapat pemecahan masalah 3. Rapat perundingan
	2. menurut sifatnya	1. Rapat informal 2. Rapat formal 3. Rapat terbuka 4. Rapat tertutup
	3. menurut jangka waktunya	1. Rapat mingguan 2. Rapat bulanan 3. Rapat semesteran 4. Rapat tahunan
	4. menurut frekwensinya	1. Rapat insidental 2. Rapat berkala
	5. menurut saluran hubungan	1. Rapat vertikal 2. Rapat horizontal

D.  Persyaratan Rapat

Suatu rapat dapat dikatakan baik apabila telah memenuhi beberapa persyaratan, sebagai berikut.

1.   Suasana Terbuka

      Suasana terbuka dalam rapat adalah bahwa semua peserta rapat dapat menerima informasi yang datang dari siapapun secara objektif dan tidak apriori. Suasana yang terbuka dapat membangkitkan rasa persahabatan, kerjasama yang tinggi diantara peserta rapat sehingga dapat berjalan lancar, tidak kaku, dan dapat memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk berpartisipasi lebih aktif.

2.   Tiap peserta berpartisipasi aktif

      Suatu rapat dikatakan berhasil bila setiap peserta rapat dapat menggunakan haknya untuk bertanya, mengeluarkan pendapat, ide, gaagasan, saran atau dapat menjadi pendengar yanbg baik pula. Hal penting yang harus diingat bahwa dalam mengemukakan pendapat hendaknya saling menghargai pendapat peserta lain, tidak memaksakan kehendak pribadi.

3.   Ada bimbingan dan pengawasan

      Rapat yang baik adalah yang selalu terkontrol dan terarah. Pimpinan rapat hendaknya selalu memberikan bimbingan dan arahan sehingga rapat dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dan mempunyai hasil seperti yang diharapkan.

4.   Menghindari perdebatan

      Tujuan rapat bukan teletak pada kalah dan menang dalam mengungkapkan argumen, tetapi mencari jalan keluar dari permasalah ayng dihadapi, oleh karena itu pendapat yang diberikan peserta rapat, hendaknya bersifat mencari solusi bukan berdasarkan kalah dan menang. Rapat yang baik adalah rapat yang pesertanya aktif dalam mengemukakan pendapat berdasarkan data dan fakta, bukan berdasarkan atas emosi masing-masing peserta rapat.

5.   Pertanyaan-pertanyaan yang dikemukakan hendaknya singkat dan jelas

      Dalam mengajukan pertanyaan sebaiknya jangan bertele-tele, tetapi singkat dan jelas,menggunakan bahasa yang mudah dipahami perserta lain, dan sistematis. Sehingga orang lain mudah mengerti dan menanggapinya dengan baik.

6.   Menghindari terjadinya monopoli

      Rapat yang baik adalah rapat yang sifatnya demokratis artinya tidak ada monopoli pembicaraan dalam rapat. Semua peserta mempunyai hak yang sama dalam mengemukakan pendapat. Dalam hal ini peran pimpinan rapat sangat besar dalam megarahkan jalanannya rapat.

7.   Ada kesimpulan/keputusan

      Suatu rapat dikatakan baik bukan karena memakan waktu yang lama, tetapi rapat yang baik adalah rapat yang dapat menghasilkan kesimpulan atau keputusan, meskipun waktu yang digunakan singkat. Rapat yang tidak dapat menghasilkan keputusan berarti rapat tersebut tidak dapat berjalan lancar, sebab keputusan digunakan sebagai pedoman dalam mengambil suatu kebijakan/tindakan selanjutnya.

8.   Adanya notulis

Notulis adalah orang yang bertugas mencaat hasil-hasil rapat, rapat dikatakan baik jika dalam pelaksanan rapat terdapat seorang notulis yang mencatat jalannya rapat.

9.   Adanya susunan acara

Agar rapat berjalan dengan baik dan tertib maka diperlukan susunan acara yang baik pula. Dengan adanya susunan acara tersebut maka rapat dapat berjalan secara  efisien.

10.  Adanya tempat dan sarana

Tempat dan sarana yang disiapkan dengan baik sangat menunjang kelancarn jalannya rapat. Tempat yang baik  artinya dapat menampung seluruh peserta rapat , serangkan sarna yang baik artinya sarana yang disediakan dapat mencukupi keperluan rapat..

11.  Kedisiplinan waktu

Waktu yang tersedia hendaknya dipergunakan sebaik mungkin agar dapat menyelesaikan setiap permasalahan yang dibicarakan dalam rapat.

E.   Persiapan Rapat

Agar rapat berjalan dengan baik dan lancar ssehingga menghasilkan suatu keputusan yang beguna bagi suatu organisasi, maka diperlukan berbagai persiapan.adapun persiapan yang haurs dilakukan  diantaranya adalah mempersiapkan  undangan, ruangan rapat, materi rapat, akomodasi, dan fasilitas rapatnya.

Untuk mempersiapkan suatu rapat, antara pelaksanaan rapat satu dengan yang lainnya kemungkinan berbeda-beda, hal ini disesuaikan dengan jenis-jenis rapat, sifat rapat, dan kepentingan rapat tersebut. Banyak faktor yang memengaruhi jenis persiapan rapat yang perlu dilakukan. Misalnya, rapat dinas/kerja tentu persiapan yang dilakukan berbeda dengan rapat yang kapasitasnya lebih besar seperti rapat akbar atau rapat muktamar.

Secara umum persiapan yang perlu dilakukan dalam penyelenggraan rapat  adalah sebagai berikut:

1.   Undangan rapat

Surat undangan adalah surat yang dibuat untuk mengharapakan kehadiran seseorang atau sekelompok orang dalam suatu acara atau kegiatan tertentu. Kegiatan dalam hal ini dapat berupa rapat, seminar, diskusi, ataupun pertemuan formal lainnya. Berdasarkan derajat kepentingannya, undangan dapat dibedakan menjadi 3 macam yaitu undangan resmi, undangan tidak resmi, dan undangan setengah resmi.

Undangan resmi adalah digunakan untuk keperluan resmi, misalnya undangan rapat suatu organisasi, undangan untuk mengikuti upacara kenegaraan, undangan pelantikan pejabat, dan lain sebagainya.

      Ciri-ciri surat undangan resmi antara lain terdiri dari:

a.     Memakai kepala surat.

b.     Memakai model atau bentuk surat yang yang standar.

c.     Menggunakan kertas yang dikhususkan untuk surat-menyurat.

d.     Menggunakan bahasa yang baku atau resmi.

Undangan setengah resmi digunakan untuk keperluan setengah resmi, misalnya undangan perkawinan undangan rapt keluarga, undangan syukuran dan lain sebagainya. Ciri-ciri undangan setengah resmi adalah :

a.     Tidak menggunakan kepala.

b.    Model atau bentuk surat tidak boleh standar.

c.     Boleh menggunakan bahasa campuran (tidak harus bahasa resmi)

d.    Menggunakan kertas yang lazim digunakan untuk surat-menyurat.

Sedangkan undangan tidak resmi adalah undangan yang dibuat untuk kepentingan pribadi, misalnya undangan ulang tahun. Penggunaan bahasa, kertasa, susunan, bentuk surat lebih bebas.

Undangan rapat sebaiknya dibuat dan diedarkan tidak terlalu jauh dari waktu pelaksanaan rapat, yang memungkinkan penerima undangan akan lupa, namun juga undangan jangan disampaikan terlaku dekat dari waktu pelaksanaan rapat yang dapat menyebabkan penerima undangan tidak dapat mempersiapkan diri.

Menurut bentuknya surat undangan dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:

a.  Surat undangan dalam bentuk lembaran

Surat undangan ini dibuat dalam lembaran kertas dengan bagian-bagian surat yang lengkap, mulai dari kepala surat, isi surat dan penutup surat. Surat undangan semacam ini dipergunakn untuk acara yang bersifat resmi

Bagian-bagian dari surat undangan ini meliputi:

1). Kepala surat undangan, terdiri atas:

Ü  Nama perusahan/lembaga

Ü  Alamat; nam jaln dan kota

Ü  Garis penutup surat undangan

2). Pembuka surat undangan, terdiri atas:

Ü  Nomor surat

Ü  Lampiran

Ü  Hal

Ü  Tanggal

Ü  Alamat yang dituju

3). Isi surat undangan, terdiri atas:

Ü  Pendahuluan

Ü  Isi pokok (hari, tanggal, waktu, tempat  dan acara)

Ü  Penutup

4) Penutup surat undangan terdiri atas:

Ü  Nama perusahaan

Ü  Nama pejabat penandatangan

Ü  Nama jabatan

Ü  NIP (jika yang membuat instansi pemerintah)

Ü  Cap dinas

Ü  Tembusan

Ü  Inisial

Contoh surat undangan:

 

b. Surat undangan dalam bentuk kartu

Surat semacam ini dibuat dalam bentuk kartu dan dipegunakan untuk acara yang sifatnya tidak resmi atau non dinas.

Adapun undangan dalam bentuk kartu memiliki bagian-bagian:

1).  Kepala serat undangan, terdiri atas:

Ü  Lambang/logo

Ü  Nama jabatn yang menundang

2). Isi surat undangan, terdiri atas:

Ü  Maksukd dan tujuan undangan

Ü  Hari, tanggal, waktu dan tempat penyelenggarn undangan

Ü  acara

3). Penutup undangan terdiri atas:

Ü  permohonan untuk hadir

Ü  permohonan jawabn melalui telepon

Contoh:

     

     

2.   Ruangan rapat

         Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Penataan ruang meliputi penataan meja dan kursi yang digunakan untuk peserta maupun pimpinan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel maka harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah mempersiapakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.

Persiapkan Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan :

Ü  Jumlah partisipan

Ü   Hubungan masing-masing partisipan

Ü   Level keintiman

Ü  Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)

Ü  Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penataan ruang rapat adalah

      a.   Cahaya/penerangan

Ruang rapat membutuhkan pengaturan cahaya/penerangan yang cukup. Perlu dipertimbangkan apakah ruangan rapat menggunakan penerangan buatan (lampu) atau lebing menguntungkan menggunakan cahaya matahari. Pada ruangan yang bergantung hanya pada sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar.

b.   Ventilasi udara 

Usahakan dalam ruang rapat dengan udara yang cukup, ruangan tidak terlalu panas yang dapat menyebabkan peserta rapat mudah lelah. Manfaatkan lubang angin/jendela dengan baik, kecuali bila menggunakan ruangan ber-AC. 

c.   Pengaturan tempat duduk

Bentuk tata ruang yang baik ialah dapat mewujudkan terjadinya komunikasi dua arah, sehingga komunikasi dapat berjalan dengan lancar. Oleh karena itu aturlah tempat duduk sesuai dengan kebutuhan rapat. Pada dasarnya pengaturan tempat duduk ditentukan oleh jumlah peserta rapat dan luas ruangan rapat yang disedia

      Ada beberapa bentuk ruang rapat yang dapat digunakan antara lain adalah:

     

a.   Bentuk lingkaran untuk 8 orang.

 

      b.   Bentuk persegi

            1)   Untuk 6 orang

            2)   Untuk 10 orang

           

 

     

c.   Bentuk setengah lingkaran

d.   Bentuk huruf T untuk 28 orang

 

e.   Bentuk V untuk 20 orang

 

      f.    Bentuk perahu (board shape) untuk 28 orang

 

      g.   Bentuk kelas atau klasikal (classroom) untuk 24 orang

      h.   Bentuk huruf U untuk 50 orang

      i .   Bentuk aula atau bioskop (auditorium style) untuk 63 orang

 

3.   Persiapan akomodasi

Bila dalam  rapat yang diperlukan waktu yang cukup lama dan peserta rapat atau para tamu unadangan yang berasal dari luar kota, maka yang perlu dipersiapkan selain undangan dan ruang rapat adalah keperluan akomodasi. Akomodasi ini meliputi: penginapan, transportasi, konsumsi, dan kelengkapan lainnya. Persiapan akomodasi ini hendaknya disesuaikan dengan kedudukan peserta rapat atau yang pantas agar peserta rapat tidak merasa kecewa sehingga dapat berjalan dengan lancar dan menghasilkan keputusan yang baik, 

Penginapan bagi peserta rapat dapat dilaksanakn di asrama atau hotel, bila penginapan dilaksanakan di asrama berarti tidak ada perbedan fasilitas bai peserta rapat, semua peserta rapat yang menempati asrama memperoleh fasilitas yang sama, akan tetapi jika penginapan di hotel biasanya ada perbedaan fasilitas diantara peserta rapat, tergantung kedudukan atau jabatan dalam instansi/perusahaan.

Untuk instansi pemerintah, pada umumnya pemberian fasililtas berdasarkan eselon, misalnya:

a. Eselon I berhak memperoleh fasilitas kanar Executive Suite, sedangkan failitas kamar President Suite dialokasikan untuk Menteri atau Ketua Lembaga.

b. Eselon II memperoleh fasilitas kamar Junior Suite.

c. Eselon III memperoleh fasilitas kamar Honey moon Suite

d. Eselon IV memperoleh fasilitas kamar Executive Floor atau Deluxe Rooms.

Demikian pula untuk perusahan-perusahan swasta, pemberian fasilitas penginapan diatur berdasarkan kedudukan/jabatan, misalnya

a. Dewan komisaris dan Dewan Direksi memperoleh failitas kamar President Suite

b. Branch Manager memperoleh fasilitas kanar Executive Suite

c. Para manjer lainnya memperoleh fasilitas kamar Junior Suite.

4.   Persiapan materi atau bahan dan perlengkapan rapat

Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan meliputi :

a.     Daftar presensi peserta rapat

b.    Menyusun acara rapat.

c.     Mempersiapkan konsep (draft) materi persoalan/masalah yang akan dibahas dalam rapat.

d.    Notula rapat/Hasil rapat yang lalu

e.     Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas

f.     Peraturan-peraturan yang diperlukan

g.    Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat

Sedangkan persiapan perlengkapan meliputi:

a.     Soundsystem, berikut perlengkapannya

b.     Wireless microphone

c.     Papan tulis (black board atau whiteboard) berikut perlengkapannya

d.     OHP

e.     LCD Projector

f.      Mesin kantor jika diperlukan ( mesin tik, mesin hitung, mesin pengganda)

g.     Peralatan komunikasi jika diperlukan 9telepon, fax, internet)

h.     Meja dan kursi

i.      Tustel handycam untuk mengabadikan rapat

j.      Alat-alat tulis, flip chart, marker, pengaris, map/tas, blok note, pensil dan sebagainya

5.   Konsumsi (snack dan minuman)

      Banyak orang menganggap remeh tentang makanan dan minuman yang perlu diperisapkan dalam rapat. Akan tetapi pengalaman membuktiakan bahwa pelayanan yang baik mengenai makanan dan minuman sangat membantu kelancaran rapat. Hal ini yang perlu diperhatikan dalam menyajikan makanan dan minuman dalam penyelenggaraan rapat adalah kandungan gizi. Apabila konsumsi berwijud instan lihat tanggal kadarluwarsanya. Macam konsumsi yang disajikan juga tergantung pada anggaran yang tersedia, jumlah peserta rapat, lamanya rapat berlangsung, tamu undangan dan lain sebagainya. Apabila rapat berlangsung melebihi jam makan siang, maka tentu saja juga diadakan makan siang, jadi tidak hanya snack saja. Apabila rpat yang diselenggarakan lebih dari satu hari, maka pengaturan menu perlu diperhatikan juga. Jangan sampai peserta rapat merasa bosan dengan menu yang sama.

6.   Kesehatan

            Khusus untuk rapat yang waktunya lama, melebihi satu hari eperlu disiapkan juga hal-hal yang yang berhubungan kesehatan para peserta rapat. Untuk menjaga kestabilan, kesehatan perlu diperhatikan jangan sampai ada peserta rapat yag menderita sakit. Untuk mencegah hal itu mak sebaikya ada petugas pelayanan kesehatan (petugas medis). Apalagi jiak hingga beberpa hari. Sebagai contoh pada sidang anggota MPR dan DPR.

     

Dari uraian di atas maka persiapan penyelenggraan rapat yang perlu diperhatikan adalah:

      a.   Undangan rapat

1)     hari, tanggal

2)     tempat rapat

3)     bahan yang dibahas

4)     buku referensi

      b.   Ruang rapat

1)     tata ruang/ lay out ruang rapat

2)     lampu penerangan, sonud system

3)     papan tulis/OHP

      c.   Perlengkapan/alat tulis

1)     stopmap serta isinya

2)     mesin tik, mesin stensil

3)     kertas karbon, pensil, pena

      d.   Akomodasi

            1)   penginapan/mes/asrama

            2)   perlengkapannya

      e.   Kesehatan

            1)   ruang kesehatan

            2)   juru rawat/dokter

      f.    Minuman/snack

            1)   faktor kesehatan, kebersihan

            2)   cara-cara penyajian