appeArance-SEc

THE APPEARANCE OF SECRETARY

DEFINITION

• Secretary is a person employee by another to help a director in finishing all of the secretarial work, such as: correspondence, handling telephone, handling guest, etc.
• Appearance is outside condition that be looked by another person in first time when meet us as secretary.

Something that necessary to considered are:

1. Condition of physic

Healthy is give a lot influence for our productivities of work, both quality and quantity. So we should know something important, such as:

• Consumption many nutrition food
• Sport and take a rest enough
• take a check every employee for big company
1. Performance That Attraction
• Hair care

Make your hair mode that suitable with face, so you can show your performance confidentially.

• Skin care

Skin should be clean and health, so we still looks fresh and perfect without make up

• Make up

Don’t attire too luxurious but don’t looks pale. A secretary should know the correct manner to take care face correctly

• Clothes

Wear the clothes that suitable with your office. As a secretary, we must fashionable If you want to get good image.

3. Secretary’s Attitude

Body attitude can show our personality. There are many kinds of attitude, for example: how the way to walking, speaking, taking a seat, standing, etc. with good attitude we can make good image for our company.

Role-SEC

Secretary’s Role

Secretary is a person whose job is helping the leader’s duties. She is to reach company destination quickly, and she also has many kinds of roles for example:

1.      As a receptionist

      as we know that primary duties of receptionist are handling telephone and guest. A secretary should be selected in receiving a guest who can meet with director or not, and arrange good time to meet with director.

and than in handling telephone, we should give excellent service as well as possible

2.      Filter and processing information

      Secretary is a first person who has known about all of the matter in a company, secretary look for, to make fun, save, and distribute the information to each other. 

3.      Private assistant

      A secretary who help a director to finish his entire job and sometimes she will be represent for company’s need. for example, if the boss has important duties and he can’t leave that, of course as secretary we should be represent him.

4.      Secret keeper

      A good secretary would have capability to keep the secret of company. you know that means of secretary from yunani is secretum which definition in English is secret,  of course from here, we can describe secretary should keep the information of company.

5.      As an adviser

      Usually, secretary who asked about her opinion by director. If director want making a decision, sometimes he ask his secretary to give advice and solution to solve the problem.

6.      Public relation

      Secretary should make her self as a mediator between managers with company relations. because you know that secretary as well as public figure in company and make relations to each other not only from internal but also from external.

Secretary has 3 kinds of roles

1.      Strategy roles; it means that secretary should be keeper of the company’s secret

2.      Technical roles; it means that secretary should be finish all of her duties well for exam:…………..

3.      supported roles; it means that role which hope can give positive influence for another employee, for example in delivery an information.

Conclusion: generally, the position of secretary is important for company because you know that there are many kinds of secretary’s roles

Eng.-Sec

PENTINGNYA KOMUNIKASI BAHASA INGGRIS

UNTUK SEKRETARIS

Pengertian Komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung.

Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal.

Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis komunikasi ini yaitu komunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikan. Dalam melakukan komunikasi, bahasa merupakan pengantar yang penting karena merupakan sarana komunikasi dalam bentuk verbal. Dalam tekhnik komunikasi langsung, bahasa jelas merupakan alat vital.

Pengertian Bahasa

Sepanjang sejarah, banyak tercermin pada pentingnya bahasa. Bahasa tidak hanya sebuah kendaraan untuk ekspresi dari pikiran, persepsi, sentimen, dan nilai-nilai karakteristik sebuah komunitas, tetapi juga merupakan ekspresi dasar identitas sosial. Bahasa adalah pengetahuan, dan pengetahuan hari ini dunia kita adalah salah satu faktor kunci dalam daya saing dan. Brains pengetahuan adalah apa yang menciptakan kemakmuran dan pertumbuhan kita cenderung untuk mengambil untuk diberikan. Dalam sebuah masyarakat industri maju di dunia yang semakin saling tergantung, pengetahuan bahasa lainnya menjadi sangat diperlukan.

Pengetahuan dari bahasa Inggris merupakan salah satu alat yang paling penting tersedia untuk penduduk dunia. Bahasa Inggris ini adalah salah satu bahasa internasional, alat komunikasi antar negara, kelompok budaya, berbagai perusahaan dan organisasi, masyarakat dan teman-teman.

Pengertian Sekretaris

Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia. Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia .Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.

Menurut Professional Secretaries International (PSI) seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya. Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano, seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang yang membantu pimpinan dalam memulai serta menyelesaikan suatu pekerjaan. Seorang sekretaris juga merupakan perantara bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinannya atau sebaliknya. Dia juga sebagai pembina hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat luar. Dan disamping itu sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dari berbagai tingkatan, golongan dan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya.

Tugas Sekretaris

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1)      Menurut wewenangnya.

a.       Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

b.      Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

c.       Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2)      Menurut jenis tugasnya.

a.       Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

b.      Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

c.       Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

d.      Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Syarat-syarat profesional

Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu ahrus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik.

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

a.       Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.

b.      General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.

c.       Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.

d.      Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.

e.       Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll

Yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris :

1.      Menampilkan Citra Perusahaan. Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2.      Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3.      Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4.      Tahu Teknoiogi“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5.      Tahu Accounting dan PembukuanAccounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6.      Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang  harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7.      Mempelajari Karakter BosKenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8.      Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

9.      Pandai Berbicara di Depan Publik. Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.

Pentingnya Bahasa Inggris bagi Seorang Sekretaris

Dalam era global ini, kemampuan berbahasa asing menjadi hal yang mutlak dikuasai oleh semua orang tidak terkecuali seorang sekretaris, utamanya adalah bahasa inggris sebagai bahasa internasional. Apalagi perusahaan sering berhubungan dengan pihak asing, tak dapat dielakkan, kemampuan berbahasa asing adalah vital. Di dalam organisasi, seorang sekretaris harus mempunyai ketrampilan komunikasi. Selain sebagai informan bagi si bos, dia juga harus mampu menyampaikan informasi kepada pihak lain baik kepada karyawan maupun kepada pihak luar. Jadi sekretaris juga berfungsi sebagai mediator antara manajemen dan karyawan. Sedangkan relasi dari perusahaan atau organisasi tempatnya bekerja kemungkinan besar tidak hanya dari organisasi atau perusahaan lokal (dalam negeri) tetapi juga perusahaan mancanegara dimana bahasa pengantarnya menggunakan bahasa inggris.

Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan selain menguasai bahasa Indonesia dengan baikdan harus menguasai kemampuan berbahasa asing seperti bahasa inggris, sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, dan mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyusun kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Bahasa inggris merupakan modal untuk bersaing meraih suatu pekerjaan yang lebih baik dan merupakan bahasa internasional penghubung segala bahasa, disamping itu juga dengan Bahasa inggris, sekretaris dapat :

1. meningkatkan karier.
2. mendapatkan posisi lebih tinggi dibanding rekan-rekan yang tidak memilikinya.
3. mempermudah untuk melakukan komunikasi dengan siapapun juga dimanapun juga berada.
4. membuat kita bisa percaya diri dan tak pernah takut untuk melakukan apapun juga

Paham 'english' sangat penting bagi seorang sekretaris karena hampir setiap hari kita pasti akan menemui kata-kata dalam bahasa inggris secara tidak langsung. Kebanyakan perusahaan juga kadang menggunakan bahasa inggris untuk berkorespondensi baik dengan relasi maupun dengan pihak intern. Bahasa Inggris di dunia usaha memang digunakan untuk bisnis, surat menyurat dan meeting dengan bule bule yang tidak mau belajar dan tidak bisa berbahasa Indonesia.

Dengan kata lain, dengan paham akan bahasa inggris ini, sekretaris akan mudah dalam menjalin relasi dari pihak mana saja. Ini akan menguntungkan perusahaan karena yang notabene seorang sekretaris yang menjadi cerminan dari pimpinan dan menjadi jembatan antara pimpinan dengan banyak pihak, mampu menjalin komunikasi dengan para relasi.