PENTINGNYA KOMUNIKASI BAHASA INGGRIS
UNTUK SEKRETARIS
Pengertian Komunikasi
Komunikasi berasal dari bahasa latin,
yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran.
Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama
maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki
kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila
seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang
tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi
berlangsung.
Pengertian komunikasi adalah suatu
proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan
menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses
penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan
lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain
bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi
dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan
lambang disebut komunikasi non verbal.
Bagi sekretaris terutama perlu
mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis
komunikasi ini yaitu komunikasi langsung antara seorang komunikator dengan
seorang komunikan. Dalam melakukan komunikasi, bahasa merupakan pengantar yang
penting karena merupakan sarana komunikasi dalam bentuk verbal. Dalam tekhnik
komunikasi langsung, bahasa jelas merupakan alat vital.
Pengertian Bahasa
Sepanjang sejarah, banyak tercermin
pada pentingnya bahasa. Bahasa tidak hanya sebuah kendaraan untuk ekspresi dari
pikiran, persepsi, sentimen, dan nilai-nilai karakteristik sebuah komunitas,
tetapi juga merupakan ekspresi dasar identitas sosial. Bahasa adalah
pengetahuan, dan pengetahuan hari ini dunia kita adalah salah satu faktor kunci
dalam daya saing dan. Brains pengetahuan adalah apa yang menciptakan kemakmuran
dan pertumbuhan kita cenderung untuk mengambil untuk diberikan. Dalam sebuah
masyarakat industri maju di dunia yang semakin saling tergantung, pengetahuan
bahasa lainnya menjadi sangat diperlukan.
Pengetahuan dari bahasa Inggris
merupakan salah satu alat yang paling penting tersedia untuk penduduk dunia.
Bahasa Inggris ini adalah salah satu bahasa internasional, alat komunikasi
antar negara, kelompok budaya, berbagai perusahaan dan organisasi, masyarakat
dan teman-teman.
Pengertian Sekretaris
Sekretaris berasal dari Bahasa Latin :
Secretum yang artinya rahasia. Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret
yang artinya rahasia .Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan
untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.
Menurut Professional Secretaries
International (PSI) seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki
keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa
diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil
keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya. Menurut Betty
Hutchinson dan Carol Milano, seorang Sekretaris adalah seorang professional
yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh
kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sekretaris
adalah seorang yang membantu pimpinan dalam memulai serta menyelesaikan suatu
pekerjaan. Seorang sekretaris juga merupakan perantara bagi orang yang ingin
berhubungan dengan pimpinannya atau sebaliknya. Dia juga sebagai pembina
hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat luar. Dan disamping itu
sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dari berbagai
tingkatan, golongan dan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda
latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan,
maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan
dengannya.
Tugas Sekretaris
Di banding dengan posisi lain,
sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :
1)
Menurut
wewenangnya.
a.
Tugas rutin.
Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat
menyurat.
b.
Tugas
instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment,
pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
c.
Tugas kreatif.
Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien,
mengatur ruang kantor pimpinan.
2)
Menurut jenis
tugasnya.
a.
Tugas
administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
b.
Tugas
resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan
pimpinan.
c.
Tugas social.
Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi,
mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
d.
Tugas
insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan
mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
Syarat-syarat profesional
Selama ini, orang cenderung
mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik
dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak
melulu ahrus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik
dan menarik.
Secara professional, ada sejumlah syarat seorang
sekretaris yang baik.
a.
Personality. Di
antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik,
jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
b.
General
Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan
perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
c.
Special
knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai
seorang sekretaris.
d.
Skill and
technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi
(sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
e.
Practice,
kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima
tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll
Yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris :
1.
Menampilkan
Citra Perusahaan. Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi.
Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus
menampilkan citra perusahaan yang baik.
2.
Baik dan
Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada
semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi
dan kawan sekantor.
3.
Pandai Menjaga
RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos,
Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang
Bos.
4.
Tahu
Teknoiogi“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang
sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi
informasi.
5.
Tahu Accounting
dan PembukuanAccounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang
sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6.
Harus Bisa
Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus
dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos
untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7.
Mempelajari
Karakter BosKenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan
mengambil keputusan.
8.
Mempunyai Etika
yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam
hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra
perusahaan.
9.
Pandai
Berbicara di Depan Publik. Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan
untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris
harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.
Pentingnya Bahasa Inggris bagi Seorang Sekretaris
Dalam era global ini, kemampuan
berbahasa asing menjadi hal yang mutlak dikuasai oleh semua orang tidak
terkecuali seorang sekretaris, utamanya adalah bahasa inggris sebagai bahasa
internasional. Apalagi perusahaan sering berhubungan dengan pihak asing, tak
dapat dielakkan, kemampuan berbahasa asing adalah vital. Di dalam organisasi,
seorang sekretaris harus mempunyai ketrampilan komunikasi. Selain sebagai
informan bagi si bos, dia juga harus mampu menyampaikan informasi kepada pihak
lain baik kepada karyawan maupun kepada pihak luar. Jadi sekretaris juga
berfungsi sebagai mediator antara manajemen dan karyawan. Sedangkan relasi dari
perusahaan atau organisasi tempatnya bekerja kemungkinan besar tidak hanya dari
organisasi atau perusahaan lokal (dalam negeri) tetapi juga perusahaan
mancanegara dimana bahasa pengantarnya menggunakan bahasa inggris.
Untuk itu seorang sekretaris harus
mampu berkomunikasi dengan baik dan selain menguasai bahasa Indonesia dengan
baikdan harus menguasai kemampuan berbahasa asing seperti bahasa inggris,
sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, dan mampu
membantu pimpinan dalam bernegosiasi. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan
menyusun kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang
berkomunikasi dengannya. Bahasa inggris merupakan modal untuk bersaing meraih
suatu pekerjaan yang lebih baik dan merupakan bahasa internasional penghubung
segala bahasa, disamping itu juga dengan Bahasa inggris, sekretaris dapat :
- meningkatkan karier.
- mendapatkan posisi lebih tinggi dibanding rekan-rekan yang tidak memilikinya.
- mempermudah untuk melakukan komunikasi dengan siapapun juga dimanapun juga berada.
- membuat kita bisa percaya diri dan tak pernah takut untuk melakukan apapun juga
Paham 'english' sangat penting
bagi seorang sekretaris karena hampir setiap hari kita pasti akan menemui
kata-kata dalam bahasa inggris secara tidak langsung. Kebanyakan perusahaan
juga kadang menggunakan bahasa inggris untuk berkorespondensi baik dengan
relasi maupun dengan pihak intern. Bahasa Inggris di dunia usaha memang
digunakan untuk bisnis, surat menyurat dan meeting dengan bule bule yang tidak
mau belajar dan tidak bisa berbahasa Indonesia.
Dengan kata lain, dengan paham akan
bahasa inggris ini, sekretaris akan mudah dalam menjalin relasi dari pihak mana
saja. Ini akan menguntungkan perusahaan karena yang notabene seorang sekretaris
yang menjadi cerminan dari pimpinan dan menjadi jembatan antara pimpinan dengan
banyak pihak, mampu menjalin komunikasi dengan para relasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar