SARANA DAN PRASARANA KANTOR

A.   Pengertian sarana dan prasarana kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana  adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor.

Jadi ,sarana dan prasarana kantor adalah suatu alat  yang digunakan untuk mencapai tujuan kantor.Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Istilah- istilah dalam peralatan kantor adalah sebagai berikut;Mesin Kantor (office machines), Perabot Kantor(office furniture), Hiasan Kantor (office ornament), Perbekalan Kantor(office supplies).

B.    Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor :

1.   Peralatan kantor atau Mesin Kantor

Segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Jenis – jenis mesin kantor:

1.1. Mesin ketik atau mesin tik (type write machine) adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas .

Contoh:

a. Mesin ketik manual (manual typewriter)

Jenis mesin ketik ini sering disebut dengan mesin ketik tangan, karena digerakkan oleh tangan manusia yang meliputi memencet tombol, menggeser gindaran, dan sebagainya.

b. Mesin ketik listrik (electric typewriter).

Mesin ketik ini digerakkan oleh tenaga listrik. Dalam pengoperasiannya, manusia berperan sebagai pengendali.

c. Mesin ketik electronic

Mesin tik yang bekerja  secara elektronis dengan mempergunakan sumber  tenaga (power source) dari battery atau AC adaptor.

1.2. Mesin perlengkapan kantor (Office equipment machine)adalah perlengkapan yang biasanya digunakan di kantor.

Contoh:

a.  Steples: Potongan logam berbentuk U yg digunakan untuk menjepit kertas; pengisi stapler.

b.  Stapler: Alat untuk menjepit (kertas dsb) yg berisi staples.

c.   Pelubang kertas: Pelubang kertas dinamakan dengan hole punch.Hole Punch adalah suatu peralatan kantor yang biasa digunakan untuk membuat lubang di kertas, yang sering bertujuan untuk mengumpulkan lembaran kertas pada sebuah binder atau folder.

1.3. Mesin komunikasi kantor(office communicate machine) adalah mesin yang digunakan untuk berkomunikasi didalam atau antar kantor.

Contoh:

a.  Telefax:Telefax adalah alat yang digunakan untuk mengirim sesuatu melalui mesin fax.

b.  Telepon:Telepon berasal dari bahasa Yunani yaitu terdiri dari buah kata yaitu tele yang berarti jauh, dan phone berarti bunyi. Telepon adalah alat komunikasi jarak jauh,yang dapat menghubungkan dua orang dengan tidak langsung.

c.   Hp:Adalah alat yang digunakan untuk berkomunikasi jarak jauh,yang praktis.

1.4. Mesin hitung(calculatory machine) adalah alat alat pembantu yang dapat memudahkan dan mempercepat pekerja serta dapat bekerja secara teliti ,dan terus menerus tanpa lelah.

Contoh:

a.  Kalkulator:kalkulator adalah sebuah alat yang digunakan untuk menjumlahkan atau menghitung dalam berbagai satuan.

1.5. Mesin pengganda(duplicating machine) adalah mesin untuk menggandakan dokumen.

Contoh:

a.  Foto copy:Mesin fotokopi merupakan peralatan kantor yang berfungsi untuk membuat salinan ke atas kertas dari berbagai sumber, seperti dokumen, buku, ataupun file-file sumber lain.

b.  Offset:Offset adalah teknik cetak dimana bagian yang mencetak kedudukannya sama datar dengan bagian yang tak mencetak.

1.6. Komputerism adalah pengoperasian system computer  yang dilakukan dikantor.

Contoh:

a.  Computer: Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut prosedur yang telah dirumuskan

2.  Perabot Kantor

Perabot kantor merupakan sarana kantor atau berupa besi,kayu,plastic dan barang yang mutlak diperlukan oleh setiap kantor sehingga aktifitas kerja dapat berjalan dengan baik. Antara lain:

2.1. Meja:

Meja tulis atau meja kerja,luas sempitnya  hendaknya disesuaikan dengan kedudukan dan jabatan orang yang menggunakannya. Tapi yang penting harus diperhatikan ialah permukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudutnya dapat dijangkau oleh orang-orang yang mempergunakaknnya.Untuk golongan meja di Indonesia ukuran tinggi lebih kurang 0,75 m, yakni yang dapat membentuk jarak antara mata orang yang sedang menulis atau membaca (dengan duduk di atas meja) dengan permukaan meja kira kira 32 cm.

Contoh:

a.    Meja Staf 

Meja yang biasa digunakan oleh staf, terutama bagian administrasi atau tata usaha.

b.    Meja Resepsionis (penerima tamu)

Meja yang digunakan untuk menerima tamu ataupun untuk dijadikan tempat memberi dan mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaan.

c.    Meja Direksi

Meja yang dipakai pimpinan perusahaan denganbentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam perusahaan tersebut.

d.       Meja Rapat

Meja ini digunakan pada saat pertemuan rapat

e.       Meja Samping

Meja yang biasanya digunakan oleh seorang sekretaris pimpinan, biasa disebut meja return.

2.2.    Kursi:Untuk kursi kerja ataupun kursi ketik ukuran besar dan tinggi serta modelnya harus disesuaikan dengan orang yang hendak mempergunakannya. Di Indonesia tinggi kursi rata-rata 0,46 m.

Contoh:

a.  Kursi hadap

kursi hadap adalah kursi yang digunakan khusus untuk pekerjaan yang menghadap ke satu arah.

b.    Kursi Pimpinan

Kursi pimpinan adalah kursi yang digunakan untuk pimpinan dalam mengerjakan tugasnya di kantor.

c.    Kursi Staf 

Kursi staf adalah kursi yang digunakan karyawan atau staf suatu perusahaan dalam menjalankan tugasnya.

2.3.    Lemari

Lemari–lemari warkat, dengan ukuran besarnya(volume) antara 0,5 m³ sampai 1 m³.

Contoh:

a.  Filing Cabinet

Lemari arsip yang digunakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada
saat dibutuhkan

b.    Filing kabinet menyamping

Filing Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil daribawah keatas, gunanya untuk menyimpan map-mapfile atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25 x35

c.   Filing kabinet beroda

Filing cabinet yang dibuat beroda agar mudah dibawa kemana mana.Biasanya digunakan untuk menyimpan arsip arsip yang digunakan untuk rapat.

d.    Laci penyimpan kartu indeks.

Bentuknya adalah semacam lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil daripada laci-laci filing cabinet.

3.  Hiasan kantor

3.1. Hiasan Kantor (Office Arrangement) adalah benda-benda kantor yang berguna menambah suasana yang menyenangkan dalam penyelesaian pekerjaan kantor. Hiasan kantor terdiri dari hiasan wajib dan hiasan yang menambah suasana yang menyenangkan. Yang termasuk hiasan wajib, misalnya gambar presiden dan wakil, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi. Hiasan kantor yang menambah suasana yang menyenangkan, antara lain lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup atau buatan.

3.2. Fungsi:

a.    Untuk menambah keindahan suasana kantor.

b.    Untuk memberikan warna agar pegawai tidak bosan.

Contoh:

3.3. Dampak /pengaruh hiasan kantor terhadap kejiwaan seseorang: Seseorang akan menjadi senang,gembira,dan bersemangat ketika melihat suasana yang indah.

4.  Perbekalan Kantor

Perbekalan kantor adalah mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

4.1. Macam – macam perbekalan kantor :

a.  Perbekalan kantor:seperti mebelair pimpinan, mebelair karyawan dsb.

b.  Perbekalan ruang kelas:seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis dsb.

4.2. Ditinjau dari segi peralatan, terdiri dari 4 kelompok :

a.  Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor.

b.  Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC.

c.   Peralatan laboraturium, seperti rak,ohp dan lain – lain.

d.   Peralatan lain, seperti buku, benda pustaka, dan lain – lain

4.3. Ditinjau dari segi kegunaannya, terdiri dari dua kelompok :

a.  Benda peralatan untuk kelas, sepertu meja,kursi, papan tulis.

b.  Benda peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik dan sebagainya.

4.4. Ditinjau dari segi umum yang dipakai instansi, terdiri dari :

a.  Benda tahan lama:yaitu benda – benda yang dapat dipergunakan terus menerus, untuk waktu yang relativ cukup lama ( kurang lebih 10 tahun ). Misalnya Peralatan perabot kantor, meja kursi dan lain sebagainya.

b.  Benda habis pakai:yaitu benda – benda yang apabila dipakai lekas habis. Misalnya karbon, kertas, kapur tulis, sheet, tinta dan sebagainya.Contoh :

a.  Pensil:Pensil adalah perangkat kers yang digunakan untuk mengimplementasikan tulisan atau medium seni yang biasanya dibangun dari grafi dan tanah liat padat, pigmen inti dalam sebuah casing pelindung.

b.  Tinta:barang cair yg berwarna (hitam, merah, dsb) untuk menulis .